„Message AutoFill“ ist ein Add-In für Microsoft Outlook, das die Automatisierung beim Ausfüllen von E-Mail-Feldern ermöglicht. Hier ist eine ausführliche Beschreibung des Tools und ein Anwendungsbeispiel:
- Funktionen und Vorteile:
- Mit Message AutoFill kannst du Einstellungen für das automatische Ausfüllen der Felder „An“, „Von“, „Cc“ und „Betreff“ für verschiedene Outlook-Ordner definieren.
- Das Tool hilft dir, Zeit zu sparen und peinliche Fehler zu vermeiden, indem es automatisch das richtige E-Mail-Konto für den Versand aus verschiedenen Ordnern auswählt.
- Anwendungsbeispiel:
- Angenommen, du musst bei der Arbeit mit dem Ordner „Wichtige Kunden“ immer eine Kopie der E-Mail an deinen Vorgesetzten senden, und diese E-Mails müssen von der Adresse der Kundenbetreuung gesendet werden.
- Nach der Aktivierung von Message AutoFill erstellst du eine Regel, die bestimmt, welches E-Mail-Konto verwendet werden soll und wer der Empfänger der Kopie ist. Du wählst den entsprechenden Ordner aus, auf den diese Regel angewendet werden soll. Mit dieser Einstellung wird automatisch eine Kopie jeder E-Mail an deinen Vorgesetzten gesendet, und die E-Mails werden mit dem richtigen Konto versendet.
Beispiel für eine Anwendung:
Stellen Sie sich vor, Sie müssen jedes Mal, wenn Sie mit dem Ordner „Wichtige Kunden“ arbeiten, eine Kopie der E-Mail an Ihren Vorgesetzten senden. Außerdem müssen diese E-Mails von der E-Mail-Adresse des Kundendienstes und nicht von Ihrem Standard-E-Mail-Konto gesendet werden. Die Einrichtung von Message AutoFill dauert nur wenige Minuten und Sie müssen nie wieder daran denken!
Stellen Sie zunächst sicher, dass Message AutoFill aktiviert ist. Überprüfen Sie dazu in den Einstellungen von MAPILab Toolbox (Extras | MAPILab Toolbox | Optionen), dass das Kästchen neben Message AutoFill aktiviert ist:
Message AutoFill ist daher ein nützliches Werkzeug für alle, die regelmäßig mit mehreren E-Mail-Konten und spezifischen Anforderungen an den E-Mail-Versand arbeiten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ in den Regeloptionen (Extras | MAPILab Toolbox | Message AutoFill), um eine Regel zu erstellen.
Geben Sie der Regel einen Namen (z.B. „Kopie an Vorgesetzten“). Wählen Sie dann das E-Mail-Konto aus, von dem aus die E-Mails versendet werden sollen, und wählen Sie den gewünschten Empfänger aus, indem Sie auf die Schaltfläche „Empfänger“ klicken. Im Reiter „Ordner“ wählen Sie den Ordner aus, auf den die Regel angewendet werden soll:
Und das war’s! Drücken Sie jetzt auf „OK“ und die Regel wird erstellt, die eine Kopie jeder E-Mail an Ihren Vorgesetzten sendet und das richtige E-Mail-Konto für diese E-Mails verwendet.