Das Add-In „Email Redirect“ für Microsoft Outlook bietet eine effiziente Lösung für das Umleiten von E-Mails, insbesondere wenn diese in den Zuständigkeitsbereich eines anderen Kollegen fallen. Hier ist eine ausführliche Beschreibung des Tools und seine Funktionsweise:
- Problemstellung: Beim Standardverfahren des E-Mail-Weiterleitens in Outlook tritt oft das Problem auf, dass Antworten auf weitergeleitete E-Mails an den ursprünglichen Weiterleiter zurückgesendet werden, anstatt an den eigentlichen Absender.
- Lösung durch Email Redirect: Mit Email Redirect wird dieses Problem gelöst, indem eine zusätzliche Schaltfläche „Umleiten“ in Outlook integriert wird. Diese ermöglicht es, E-Mails im Originalzustand weiterzuleiten, sodass der Empfänger direkt auf die E-Mail des ursprünglichen Absenders antworten kann, ohne die Adresse manuell kopieren zu müssen.
- Installation und Anwendung:
- Aktivierung: Zuerst muss sichergestellt werden, dass Email Redirect eingeschaltet ist. Dies geschieht in den Einstellungen der MAPILab Toolbox unter Extras | MAPILab Toolbox | Optionen.
- Umleitung von E-Mails: Das Add-In ermöglicht das Umleiten von E-Mails entweder an eine spezifische Adresse oder an individuelle Empfänger für jede E-Mail. Nach der Auswahl der Umleitungsoptionen und dem Klicken auf „OK“ werden die E-Mails für den Versand vorbereitet und im Postausgang abgelegt.
- Wichtig zu beachten: Für die korrekte Funktionsweise von Email Redirect muss das Add-In sowohl auf dem Computer des Senders („Umleiters“) als auch auf dem Computer des Empfängers installiert sein.
Anwendungsbeispiel:
Stellen Sie zunächst sicher, dass die Email-Weiterleitung aktiviert ist. Dazu muss in den Einstellungen von MAPILab Toolbox (Extras | MAPILab Toolbox | Optionen) das Kontrollkästchen neben Email Redirect aktiviert sein:
Das Plug-In ist sofort einsatzbereit. Sie können die selektierten E-Mails umleiten, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken:
Das Dialogfeld mit den Optionen für die E-Mail-Weiterleitung wird angezeigt:
Sie haben die Möglichkeit, entweder alle E-Mails an eine Adresse umzuleiten oder für jede E-Mail einen eigenen Empfänger anzugeben. Wenn Sie nun auf die Schaltfläche „OK“ klicken, werden alle E-Mails zum Versand vorbereitet und im Ordner „Postausgang“ gespeichert:
Auf dem Rechner des Empfängers stellt das Add-In nun die ursprüngliche E-Mail mit den „richtigen“ Absenderdaten wieder her.
Email Redirect ist daher ein nützliches Werkzeug für alle, die in einem Umfeld arbeiten, in dem häufig E-Mails weitergeleitet werden müssen und dabei die ursprünglichen Absenderinformationen beibehalten werden sollen. Es vereinfacht den Kommunikationsprozess und verhindert Verwechslungen bei der Beantwortung von E-Mails.