Batched Mail

„Batched Mail“ ist ein Add-In für Microsoft Outlook, das speziell dafür entwickelt wurde, den E-Mail-Versand zu optimieren und zu automatisieren, insbesondere in Situationen, in denen Einschränkungen seitens des E-Mail-Servers bestehen. Hier ist eine ausführliche Beschreibung des Tools und ein Anwendungsbeispiel:

Hauptfunktionen und Vorteile:

  • Anpassung des E-Mail-Versands: Batched Mail ermöglicht die Planung des E-Mail-Versands, indem du die Anzahl der E-Mails festlegen kannst, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums gesendet werden sollen.
  • Einfache Bedienung: Durch flexible Versandeinstellungen kannst du separate Regeln für verschiedene Absender und Empfänger erstellen.
  • Zeitersparnis und Fehlervermeidung: Das Tool automatisiert den Versandvorgang, spart Zeit und verhindert Fehlermeldungen, die aufgrund der Überschreitung der erlaubten E-Mail-Anzahl entstehen können​​.

Anwendungsbeispiel:

  • Angenommen, dein E-Mail-Server erlaubt nur den Versand von 60 E-Mails pro Stunde, und du hast 200 E-Mails im Postausgang. Normalerweise würde der Server nach 60 E-Mails den Versand unterbrechen und einen Fehler melden. Mit Batched Mail kannst du diesen Prozess vollständig automatisieren. Das Tool wird jede Stunde die festgelegte Anzahl von E-Mails versenden, ohne dass Fehlermeldungen auftreten oder deine Beteiligung erforderlich ist. Dabei kannst du auch Einstellungen vornehmen, wie das priorisierte Versenden von Nachrichten mit hoher Wichtigkeit​​.

Nach der erfolgreichen Installation von MAPILab Toolbox vergewissern Sie sich, dass Batched Mail aktiviert ist. Prüfen Sie dazu, ob in den Einstellungen von MAPILab Toolbox (Extras | MAPILab Toolbox | Optionen) das Kontrollkästchen neben Batched Mail aktiviert ist:

 

Nun müssen Sie in den Einstellungen von Batched Mail (Extras | MAPILab Toolbox | Batched Mail) die Option „Maximal 60 Nachrichten pro Stunde senden“ aktivieren.

Aktivieren Sie auch die folgenden Optionen:

  • Nachrichten mit „Wichtigkeit: Hoch“ priorisieren – so werden E-Mails, deren Wichtigkeit als hoch markiert ist, zuerst versendet;
  • „Wichtigkeit: Hoch“ beim Senden auf Normal„ zurücksetzen – damit die E-Mail beim Empfänger nicht mit Wichtigkeit: Hoch“ markiert wird, da diese Markierung in diesem Fall nur dazu dient, dem Programm mitzuteilen, welche E-Mails als erstes gesendet werden sollen,
  • Diese Regel aktivieren – um die erstellte Regel zu aktivieren.

 

Batched Mail versendet jetzt maximal 60 E-Mails pro Stunde. Alle E-Mails, die auf den Sendevorgang warten, werden im Reiter „Warteliste“ angezeigt:

 

Batched Mail ist ein hilfreiches Werkzeug für alle, die regelmäßig große Mengen an E-Mails versenden und dabei auf Serverbeschränkungen stoßen. Es bietet eine effiziente Lösung, um den E-Mail-Versand unter Berücksichtigung dieser Einschränkungen zu verwalten und zu automatisieren.