„Find and Replace“ ist ein Add-In für Microsoft Outlook, das speziell dafür entwickelt wurde, um das Aktualisieren bestimmter Felder in den Elementen von Outlook-Ordnern wie Kontakte, Kalender, Journal oder Aufgaben zu vereinfachen. Hier ist eine ausführliche Beschreibung des Tools und ein Anwendungsbeispiel:
- Zeitersparnis bei der Datenaktualisierung: Das manuelle Aktualisieren von Informationen kann zeitaufwendig sein. Find and Replace ermöglicht es dir, schnell alte Einträge zu finden und durch neue Daten zu ersetzen. Dies macht den Prozess effizienter und weniger mühsam.
- Anwendungsbeispiel:
- Angenommen, die Postadresse einer Partnerfirma hat sich geändert. Anstatt alle Kontakte manuell zu ändern, kannst du eine Regel in Find and Replace erstellen, und das Programm erledigt die Aktualisierung automatisch für dich.
- Einrichtung und Anwendung:
- Nach der Aktivierung von Find and Replace musst du eine Regel erstellen, indem du auf „Neu“ in den Regeloptionen klickst. Du kannst dann die zu suchenden und zu ersetzenden Daten festlegen, wie z.B. die Straße und die Postleitzahl in Kontaktfeldern. Nachdem du die Regel erstellt hast, kannst du im Register „Ordner“ zusätzlich angeben, in welchen Ordnern die Änderungen durchgeführt werden sollen. Sobald du die Regeln gespeichert hast, wendet Find and Replace sie an und ersetzt alle vorgegebenen Daten durch neue.
Beispiel für eine Anwendung:
Falls Ihre Partnerfirma umgezogen ist und sich dadurch die Postanschrift geändert hat, können Sie alle Kontakte manuell ändern, was viel Zeit kostet. Alternativ können Sie eine einfache Regel in Find and Replace erstellen und das Programm erledigt das automatisch für Sie!
Stellen Sie zunächst sicher, dass Find and Replace aktiviert ist. Überprüfen Sie dazu in den Einstellungen von MAPILab Toolbox (Extras | MAPILab Toolbox | Optionen), dass das Kästchen neben Find and Replace aktiviert ist.
Anschließend müssen Sie eine Regel erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche „Neu“ in den Regeloptionen klicken (Extras | MAPILab Toolbox | Find and Replace). Geben Sie der Regel einen Namen und wählen Sie die Optionen zum Suchen und Ersetzen von Daten. Im Beispiel müssen Sie die Straße und die Postleitzahl ändern. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ im Bereich „Felder und Eigenschaften von Outlook“, wählen Sie in der Auswahlliste „Alle Kontaktfelder“ und markieren Sie die Felder „Adresse geschäftlich: Straße“ und „Adresse geschäftlich: PLZ“:
Drücken Sie auf „OK“ und legen Sie fest, welche Daten durch welche Daten ersetzt werden sollen. Um die Postleitzahl zu ändern, klicken Sie im Bereich „Suchen und Ersetzen“ auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Geben Sie nun die alte Postleitzahl in die Zeile „Suchen nach“ und die neue Postleitzahl in die Zeile „Ersetzen durch“ ein. Klicken Sie nun auf „OK“ und die Regel zur Änderung der Postleitzahl wird erstellt.
Auf die gleiche Weise können Sie die zweite Regel für die Änderung der Straße erstellen. Nach dem Erstellen dieser Regel können Sie im Register „Ordner“ zusätzlich angeben, in welchen Ordnern die Änderungen vorgenommen werden sollen.
Sichern Sie die Regeln, indem Sie auf „OK“ klicken. Wenn Sie nun im Dialog „Find and Replace – Optionen“ auf die Schaltfläche „Regel anwenden“ klicken, ersetzt das Programm alle angegebenen Daten durch neue.
Find and Replace ist somit ein wertvolles Werkzeug für alle, die regelmäßig Informationen in Outlook aktualisieren müssen und den Prozess automatisieren möchten, um Zeit und Aufwand zu sparen